Sapere come gestire gli imprevisti è un’abilità che spesso sembra appartenere solo alle persone più organizzate. Ma parti dal presupposto che tutto si può imparare!

Gli inconvenienti sul lavoro, così come nella vita privata, sono all’ordine del giorno e non puoi farti prendere tutte le volte dall’ansia e vivere in affanno. 

Sono sicura che in tante passiamo molto tempo a pianificare le nostre giornate. Organizzare i nostri impegni al meglio e trovare gli incastri giusti per riuscire a fare tutto. Ma basta un contrattempo per mandare tutto all’aria. 

La prima regola da seguire è: fai pace con il fatto che i contrattempi fanno parte della tua vita. Quando ti ritrovi di fronte a degli accadimenti che sono al di fuori del tuo controllo devi solo accettarli e agire di conseguenza. Esiste sempre il modo per aggirare gli ostacoli e raggiungere gli obiettivi che ti eri prefissata.

Farti sopraffare dalla rabbia quando si verifica un accadimento inatteso, significherà non avere la mente lucida per pensare in modo chiaro e trovare una soluzione al problema.

 

Come gestire gli imprevisti: parti dalla gestione del tempo

Quando pianifichi le tue giornate non riempire tutte le tue ore di lavoro al massimo con un impegno dietro l’altro.(Puoi approfondire l’argomento qui). Ricorda di lasciare sempre del tempo libero per gli imprevisti. In questo modo affronterai la giornata più serenamente e non potrai che essere soddisfatta quando ti ritroverai del tempo libero perchè finalmente è andato tutto liscio.

Se come me sei una mamma, saprai che gli intoppi nei quali possiamo incappare durante la giornata sono davvero tanti, soprattutto se i bimbi sono ancora piccoli. Non dimenticare quindi di avere un occhio di riguardo ancora maggiore per gli imprevisti quando pianifichi le tue giornate. 

Io mi sono resa conto di affrontare meglio la mia vita lavorativa da quando ho accettato il fatto che al momento posso dedicare al lavoro solo mezza giornata. 

La mia attività andrà avanti più lentamente di altre, faccio piccoli passi ogni giorno. Ho capito che non importa se crescerò lentamente, l’importante è non stare ferma e non abbandonare il mio sogno solo perchè in questo momento ho poco tempo da dedicargli. Ci saranno delle giornate quasi del tutto improduttive ma saranno compensate da quelle in cui tutto andrà al top!

 

Come gestire gli imprevisti stabilendo quali sono le tue priorità

Altra buona abitudine che ti aiuta nella gestione degli imprevisti è quella di stabilire le priorità della giornata. 

Se infatti avrai identificato quali saranno le attività più importanti della giornata, saprai anche quali saranno i task che dovrai portare a termine nonostante i contrattempi. 

Puoi identificare e gestire le tue priorità ricorrendo alla matrice di Eisenhower. Grazie a questo metodo puoi suddividere i tuoi compiti in 4 categorie e saprai subito a quali dovrai dedicarti quando il tempo a tua disposizione non è più quello che avevi pianificato.

Vediamo insieme come potrai suddividere le tue attività ricorrendo alla matrice di Eisenhower:

 

  1. Attività importanti e urgenti
  2. Attività importanti ma non urgenti
  3. Attività urgenti ma non importanti
  4. Attività non urgenti e non importanti

 

Va da sé che, di fronte a un imprevisto che ruba parte del tuo tempo, come prima cosa andrai a svolgere le attività del punto 1 ed eventualmente le attività del punto 3. 

Come puoi vedere, grazie alla matrice di Eisenhower, puoi capire anche quali sono i compiti che potresti delegare a un’Assistente Virtuale e quelli invece che potresti proprio evitare di fare (vedi le attività del punto 4).

 

Tieni degli orari flessibili

Un altro trucco per gestire gli imprevisti è quello di mantenere degli orari flessibili. Se sei una freelance e hai scelto di lavorare da casa, non fissarti degli orari di lavoro rigidi. Questo ti aiuterà a mantenere la calma quando si verificano i tanto temuti imprevisti. Se un contrattempo ha occupato tutta la tua mattinata potrai lavorare la sera o in quei ritagli di tempo in cui la situazione è più calma e hai la possibilità di portare avanti il tuo lavoro.

Io ho imparato che essere flessibile con gli orari mi fa essere più serena di fronte ai vari intoppi che posso incontrare durante le mie giornate. 

Vuoi un esempio? Sto finendo di scrivere questo articolo di sabato pomeriggio, sono in ritardo di qualche giorno ma è da giovedì che mia figlia è a casa con me e negli ultimi due giorni mi sono dedicata al lavoro per le mie clienti, alle quali dò sempre la priorità. Ho posticipato invece quelle attività di routine a oggi che il mio compagno è a casa e può darmi una mano con la bimba. Ricorda: keep calm and don’t panic 😉 

 

Educa i tuoi clienti mettendo dei paletti

Questo è un consiglio che in realtà vale sempre. Ma ancora di più è utile in quelle giornate in cui tutto sembra andare storto. Pensa infatti come gestire gli imprevisti può diventare ancora più difficile se in ogni momento i tuoi clienti si sentono autorizzati a chiamarti!

Quando acquisisci un nuovo cliente è importante mettere in chiaro quali sono le tue modalità di lavoro, quando risponderai alle chiamate e alle email. 

È fondamentale far capire ai propri clienti che essere disponibile non significa essere a disposizione. 

Se invece abitui i tuoi clienti ad avere tutto pronto in uno schiocco di dita saranno meno comprensivi nel momento in cui non potrai essere così immediata nelle risposte. Quindi a tal proposito ricorda queste 2 semplici regoline: 

 

  • Prenditi i tuoi tempi, sempre! 
  • Riconosci quelle che possono essere le vere urgenze dei cliente, sempre!

 

I contrattempi fanno parte della nostra vita e con questo articolo spero di averti dato dei buoni spunti per imparare a gestirli al meglio.

Se utilizzando la matrice di Eisenhower sono venute fuori delle attività che pensi sia arrivato il momento di delegare non esitare a contattarmi, ne parleremo insieme! Vai alla mia pagina dei contatti.

 

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