Sapere come gestire la casella di posta elettronica è uno di quegli aspetti che innegabilmente incidono, positivamente o negativamente, sulla tua gestione del tempo.

Devi imparare a non lasciarti risucchiare dal buco nero delle email. Pur non dedicandogli troppo tempo, devi riuscire a mantenere sempre pulita la cartella della posta in arrivo, in questo modo eviterai lo stress da casella stracarica.

Come faccio a gestire la casella di posta elettronica in maniera efficace senza perdere troppo tempo?

Stabilisci in anticipo quali saranno i momenti della giornata in cui aprire la posta e decidi anche quanto tempo dedicherai a questo compito.

Potrai stabilire, per esempio, di leggere le email a inizio e fine giornata dedicandogli mezz’ora di tempo per volta.

In questo lasso di tempo rispondi subito alla posta  che richiede una risposta veloce (2 minuti circa), eviterai così di tenere in sospeso delle email che invece puoi gestire velocemente e con facilità.

Hai presente la matrice di Eisenhower? E’ uno strumento molto utile nella gestione del tempo per stabilire le priorità delle cose da fare. 

Puoi utilizzarla nel controllo delle email per stabilire 

  1. Quali sono importanti e urgenti e quindi rispondere subito
  2. Quali sono importanti ma non urgenti, in questo caso pianifica di rispondere in un secondo momento
  3. Quali sono urgenti ma non importanti: puoi valutare di delegare i compiti derivanti da questo tipo di email a una terza persona, un’Assistente Virtuale per esempio
  4. Quali non sono nè urgenti nè importanti: se si verifica questa ipotesi direi che è il caso di cestinare senza perderci troppo tempo.

Se hai paura di non riuscire a rispondere nei tempi che vorresti, puoi creare una risposta automatica nella quale avvisi di aver ricevuto la mail e che risponderai entro, per esempio, 24 ore lavorative. In questo modo tu sentirai meno pressione addosso e chi ti scrive non si sentirà “abbandonato” e saprà quali sono i tempi necessari  per ricevere una tua risposta.

Puoi inoltre creare delle risposte predefinite per velocizzare le email alle quali rispondi sempre allo stesso modo, questo ti consentirà di risparmiare il tempo necessario a scrivere la solita risposta!

Una volta controllata la posta devi metterti al lavoro sugli altri punti della tua to-do list e concentrarti su quelli.

Il tuo autocontrollo deve permetterti di non rientrare nella posta ogni volta che un beep ti avvisa dell’arrivo di una nuova email e, se proprio non resisti, puoi sempre disattivare le notifiche. Ogniqualvolta infatti interrompi quello che stai facendo per dedicarti a qualcosa di diverso, perdi la concentrazione e non sarà così immediato riprendere quell’attività alla quale stavi lavorando. A fine giornata avrai perso tanto tempo prezioso e forse non sarai riuscita a portare a termine tutto quello che avevi pensato di fare.

Come faccio a tenere la casella della posta in arrivo sempre pulita?

Inizia a scremare le mail in arrivo: decidi per esempio quali sono le newsletter che ti fa piacere ricevere e disiscriviti da quelle che invece non leggi mai. 

Sono sicura che è capitato anche a te di iscriverti a delle newsletter pensando di ricevere un determinato tipo di informazioni e poi sei rimasta delusa, oppure ti sei iscritta per scaricare un freebie e poi effettivamente la newsletter non l’hai mai letta. Fai tutte queste considerazioni e cancella la tua iscrizione senza pietà! 

Fai in modo di ricevere solo ciò che ti è utile e ti fa piacere leggere.

Ora che sei presente solo nelle mailing list che davvero ti interessano puoi organizzare la tua casella di posta con una serie di cartelle e sottocartelle per sapere sempre dove trovare ciò che ti serve.

Ecco un esempio delle cartelle che potresti creare:

  • Clienti: all’interno di questa cartella potrai creare una sottocartella per ogni cliente e salvare tutte le email che vi scambiate. In questo modo avrai una sorta di archivio dove andare a cercare tutte le volte che avrai bisogno di rivedere qualcosa.
  • Collaboratori: così come per i clienti potrai archiviare qui tutte le comunicazioni relative alle persone con cui collabori
  • Formazione: qui andrai a salvare tutte le mail relative ai vari corsi di formazione che segui per la tua professione
  • Newsletter: è importante salvare anche le newsletter che ritieni potranno tornarti utili
  • Pagamenti e/o Scadenze: qui potrai salvare tutte le mail di carattere fiscale

Naturalmente questi sono solo alcuni esempi di cartelle che potresti creare. Non esiste infatti una regola fissa. Come gestire una casella di posta elettronica lo si impara con il tempo. La cosa importante, come per ogni aspetto della gestione di un business, è trovare un metodo che ti permetta di ottimizzare il tempo ed essere più produttiva.

Ultimo consiglio che mi sento di darti è quello di impostare la firma da mettere nel piede delle tue email. Nella firma riassumi i dati principali della tua attività: Nome e cognome, professione, recapiti telefonici, indirizzo email, eventuale contatto Skype. Questo è un piccolo dettaglio che fa la differenza e trasmette professionalità. Il destinatario avrà i tuoi dati a portata di mano, un pò come se avesse il tuo biglietto da visita in tasca.

Esiste uno strumento gratuito che si chiama “Wisestamp” che ti permette di creare delle firme curate nei dettagli, lo conosci?

Ho già detto che ci sono un’infinità di modi per poter gestire al meglio la propria casella di posta elettronica. Tu come organizzi la tua? Hai un tuo metodo o lasci sempre tutta la corrispondenza nella posta in arrivo? Se hai bisogno di dare un’impostazione alla tua casella di posta ma pensi di non avere il tempo, contattami! Vai alla mia pagina dei contatti!

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