Se, come me, sei una freelance, probabilmente spesso ti chiedi come gestire le attività di back office in maniera efficace, senza tralasciare nulla e soprattutto senza procrastinare!
Devi gestire ogni aspetto del tuo business e indossi tanti cappelli diversi ritrovandoti a svolgere attività più o meno importanti. Spesso ti piacciono e, ahimè, spesso le odi e impieghi un sacco di tempo a svolgerle. Nel peggiore dei casi procrastini con il risultato che ti assale l’ansia tutte le volte che ti ricordi che “c’è quella cosa lì della quale non ti sei ancora occupata”!
Come gestire le attività di back office in 5 passi
Fai ordine mentale
Il mio primo consiglio per gestire le attività di back office è quello di fare ordine nella tua testa!
Se ti senti sopraffatta dalle cose da fare probabilmente hai le idee confuse e non sai da che parte iniziare.
In questo caso:
- Scrivi nero su bianco tutte le attività che devi svolgere: l’elenco deve essere accurato. E’ importante segnare anche le attività che ti sembrano più insignificanti e veloci da fare (sono proprio quelle che tendi a rinviare perché… tanto è una cavolata!)
- Riordina il tuo elenco in base alle priorità: non tutte le attività che caratterizzano il tuo back office avranno la stessa priorità. Metti in cima all’elenco le task che ritieni più importanti e inizia a occuparti di quelle. Concludi la lista con quelle delle quali invece puoi occuparti in un secondo tempo. In base a questo elenco potrai stilare le tue to-do list della settimana
- Calendarizza: nel tuo elenco ci saranno delle attività da svolgere ogni mese oppure ogni 15 giorni o ancora ogni settimana. Scegli delle date utili e organizza il tuo calendario. Il mio consiglio è quello di scegliere, quando è possibile, sempre lo stesso giorno del mese o della settimana per ogni attività. In questo modo con il tempo diventerà automatico: saprai per esempio che il secondo giovedì del mese scriverai i testi della tua newsletter o che il primo giorno di ogni mese ti occuperai della fatturazione.
Fai ordine nel tuo spazio di lavoro
Curare il proprio spazio di lavoro e avere una scrivania ordinata ti aiuta a stare meglio mentalmente e ad avere la giusta predisposizione per lavorare.
Una scrivania organizzata migliora la produttività e aiuta la pianificazione.
Ti sei mai chiesta quante cose avresti potuto fare nel tempo impiegato a cercare quel dannato foglietto sul quale avevi appuntato chissà che?
Una scrivania disordinata e confusionaria non farà altro che aumentare l’ansia per le cose da fare e non contribuirà a migliorare le tue giornate.
Pianifica le tue giornate
Pianificare le tue giornate è fondamentale per gestire al meglio il tuo tempo ed essere produttiva. Puoi approfondire l’argomento della gestione del tempo qui .
Ogni giorno, prima di spegnere il computer e mettere via tutto, organizza la tua to-do list per il giorno dopo non dimenticandoti delle attività che avevi già messo in calendario quando hai stilato la tua famosa lista di cose da fare.
Iniziare la giornata con le idee chiare su quelle che saranno le attività che ti impegneranno per quel giorno, ti aiuterà ad essere focalizzata e più produttiva.
Immaginati a fine giornata…
Quest’ultima cosa che sto per scriverti potrà sembrarti una cavolata ma con me funziona!
Quando mi rendo conto che sto procrastinando su qualcosa che devo fare ma, che per chissà per quale motivo, sto rinviando da giorni, mi immagino a fine giornata.
Ho finalmente portato a termine quel compito che mi stavo trascinando dietro da giorni, mi sento leggera e sono grata a me stessa…
Questa immagine di me stessa soddisfatta, mi sprona a fare e mi dà l’input per mettermi a lavorare su quella determinata cosa a testa bassa, finchè non l’ho portata a termine.
Tu come organizzi il tuo lavoro? Porti a termine regolarmente le tue attività di back office o anche tu spesso cadi nella procrastinazione?
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