Se non hai mai pensato a gestire lo scadenzario clienti e fornitori, sicuramente ti è capitato di non pagare una fattura entro la data di scadenza per una semplice dimenticanza. Oppure ti è successo di esserti resa conto, ben oltre i termini di pagamento, che un cliente non aveva ancora saldato una tua fattura.

 

Come gestire lo scadenzario clienti e fornitori: perchè è così importante

 

Lo scadenzario della tua attività è uno strumento che ti permette di tenere traccia delle tue scadenze, sia attive che passive.

Questo ti permette di avere una visione globale delle scadenze della tua azienda ogni volta che ne avrai necessità.

Avendo sotto controllo quelli che saranno gli incassi e i pagamenti saprai sempre come pianificare il mese, che obiettivi porti, se posticipare un determinato investimento e così via. 

Con una corretta gestione dello scadenzario saprai con tempo quali sono gli impegni economici della tua attività in un dato periodo e potrai gestire gli eventuali solleciti di pagamento ai tuoi clienti con tempo e con criterio.  

 

Scadenzario attivo e scadenzario passivo: tieni 2 registri separati

 

E’ sempre bene creare due registri separati: uno per le scadenze attive e uno per le scadenze passive.

Creare e gestire uno scadenzario è molto semplice, bastano dedizione e costanza. 

All’inizio del mio lavoro come impiegata amministrativa, gestivo lo scadenzario con un registro cartaceo diviso per mesi ma questo sistema è ormai completamente sostituito dal digitale. 

Se la tua è una piccola attività con pochi movimenti e non utilizzi nessun software gestionale, ti consiglio di creare un semplice file su excel.

I fogli di calcolo si prestano bene a questo tipo di lavoro e grazie alle somme automatiche saprai quanto devi pagare o incassare in un determinato mese con un semplice click!

 

Come creare il tuo scadenzario clienti e fornitori su excel

Io solitamente creo un file con un foglio per ogni mese, in questo modo se hai la necessità di confrontare un mese con un altro, per capire l’andamento per esempio di un trimestre, puoi farlo rapidamente e con estrema semplicità. 

 

Quali sono i dati base che deve avere uno scadenzario

 

Ecco le colonne che non dovrebbero mai mancare in uno scadenzario:

  1. Cliente o fornitore (a seconda che si tratti dello scadenzario passivo o attivo)
  2. Riferimento fattura
  3. Importo (sotto questa colonna imposta la somma automatica, in questo modo avrai sempre sott’occhio il totale di ciò che dovrai incassare o pagare)
  4. Data di scadenza
  5. Data di pagamento
  6. Tipo di incasso o pagamento 
  7. Note

 

Con queste 7 colonne avrai impostato la base del tuo scadenzario e se lo utilizzerai con regolarità avrai fatto un piccolo passo avanti nella gestione del tuo business.

Naturalmente puoi ulteriormente personalizzare il file a seconda delle tue necessità. 

Spesso può essere utile impostare dei filtri, per esempio nella colonna dei clienti o fornitori, per controllare solo le scadenze di un determinato fornitore. Lo stesso filtro può essere impostato nella colonna della data di pagamento per capire a quanto ammontano le scadenze di un determinato giorno del mese.

Se conosci bene excel puoi sbizzarrirti con le personalizzazioni e lo scadenzario diventerà uno strumento che potrà dirti davvero tanto sull’andamento del tuo business.

Tu come gestisci gli incassi e i pagamenti della tua attività?

Hai l’abitudine di tenerli sotto controllo o fai un pò tutto all’ultimo momento incappando, di tanto in tanto, in sorprese poco gradite?

 

Se hai poca dimestichezza con Excel o non hai il tempo per creare il tuo scadenziario puoi cliccare sul bottone qui sotto! Iscrivendoti alla mia newsletter potrai scaricare il mio “Memo delle scadenze”!

Se pensi di aver bisogno di aiuto anche solo per creare il tuo scadenzario e per imparare a gestirlo in autonomia non esitare a contattarmi! Vai alla mia pagina dei contatti!

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