Capita spesso di dover scrivere una email per la quale si ha chiaro il contenuto ma trovare comunque difficoltà nell’impostarla per paura di non riuscire ad andare dritti al punto. Sono sicura che più di una volta ti sarai ritrovata a pensare a come scrivere delle email efficaci e professionali.

E’ vero infatti che niente va lasciato al caso e che ogni elemento ha la sua importanza e può fare la differenza se utilizzato con cura. Basta infatti davvero poco perchè una mail finisca nel cestino. Lasciar trasparire una fretta eccessiva, curare poco la punteggiatura o una parola fuori posto possono far si che possibili e promettenti collaborazioni non abbiano mai inizio.

L’email fa parte della nostra quotidianità e costituisce uno strumento veloce da utilizzare che accorcia le distanze ma può essere un’arma a doppio taglio se utilizzata con troppa leggerezza.

Quando si ha un’attività online spesso ci si scrive senza esserci mai incontrate di persona, per questo è fondamentale dare il giusto peso alle parole che usiamo e fare attenzione a come le usiamo.

In qualche modo le tue email ti rappresentano e costruiscono la tua immagine a seconda del tono di voce che usi, del ritmo delle parole, dell’utilizzo dei segni di punteggiatura.

Un consiglio per scrivere delle email efficaci che vadano dritte al punto è quello di seguire il modello della “piramide rovesciata”che prevede di scrivere come prima cosa il testo più breve che dà l’informazione più importante per poi proseguire con i testi più lunghi con i quali si aggiungono i dettagli. 

In questo modo ti assicuri che già dalle prime righe il destinatario capisca di cosa vuoi renderlo partecipe con la tua email.

Come si fa a dare un’immagine professionale attraverso le email che scriviamo

Se vuoi colpire nel segno devi sapere come scrivere delle email efficaci e professionali e non tralasciare mai di curare questi elementi:

  • Destinatario: quando salvi un indirizzo nella tua rubrica stai sempre attenta a come lo fai perchè il nome che salverai sarà quello che troverà scritto il destinatario sulla sua copia. Quindi attenta all’utilizzo delle lettere maiuscole e minuscole!

  • Mittente: questo è forse l’elemento più trascurato del quale dobbiamo invece approfittare per informare con chiarezza chi scrive, meglio non utilizzare sigle o nomi abbreviati. Luana Murgia Assistente Virtuale darà ad esempio, un’idea più chiara e immediata di Luana AV.

  • Oggetto: per un’email l’oggetto è uno degli elementi principali. E’ importante perchè deve invogliare alla lettura e annunciare la natura, l’interesse e l’eventuale urgenza della mail stessa.  

  • Formula di apertura: naturalmente le formule di apertura di un’email possono variare a seconda del rapporto che hai con il tuo interlocutore. Ultimamente gli egregi, spettabili, stimatissimi stanno cadendo in disuso per essere sostituiti con il Caro/a e il Gentile. Sta a te scegliere la formula che più si addice al tipo di email che stai scrivendo.

  • Corpo del messaggio: è buona norma introdurre l’argomento in maniera schematica per approfondire nei dettagli l’argomento nelle frasi successive. E’ importante scrivere in maniera chiara, semplice e sintetica, evitando di scrivere senza andare a capo, senza maiuscole e senza punteggiatura. Come dice Luisa Carrada nel suo libro “Il mestiere di scrivere”, evita i muri di parole, perchè soprattutto nelle email, ancor prima di leggerle le parole si guardano! Se hai bisogno di scrivere un testo lungo, organizza i contenuti e crea una mappa visiva che preveda un indice, paragrafi brevi e introdotti da titoli, spazio bianco tra i paragrafi e elenchi puntati per dare più visibilità alle informazioni.

  • Formula di chiusura: così come la formula di apertura, anche quella di chiusura varia a seconda del tono di voce e del rapporto che sia ha con il destinatario. E’ importante ringraziare chi ci legge per l’attenzione che ci ha dedicato e chiudere sempre firmandosi. Ricorda che la firma, come ho già detto in questo articolo, ti rappresenta ed è come consegnare nelle mani del tuo interlocutore il tuo biglietto da visita. Potresti anche creare più di una firma da scegliere a seconda del contesto della mail: informale o formale ad esempio.

Infine, prima di premere il tasto Invio, leggi e rileggi il testo, verifica che lo scritto sia scorrevole e privo di ripetizioni, controlla la punteggiatura, l’impaginazione, apri gli allegati e verifica il funzionamento degli eventuali link.

Queste sono le principali linee guida da seguire per scrivere delle email efficaci e professionali.

Tu segui una scaletta precisa per scrivere le tue email?

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