Delegare il sollecito dei pagamenti: si può fare!

Si può assolutamente delegare il sollecito dei pagamenti, anche se è un’attività delicata, e in quanto tale si ha la tendenza a volersene occupare in prima persona.

Anche tu pensi che sei tu che conosci i tuoi clienti? Che sei tu che sai come rivolgerti a loro? E che sei sempre tu che sai come prenderli?

Aggiungerei anche che sei tu quella che si fa carico dei problemi dei propri clienti e magari pazienta ancora un pò perchè Tizio ha dei problemi e Caio pure.

Ti ricordo però che sei sempre tu che devi curare i tuoi interessi e quelli della tua azienda. E’ importante che gli incassi siano il più regolare possibile, in maniera da garantire al tuo business una gestione economica sana.

 

Come può aiutarti un’Assistente Virtuale 

Se pensi che solo tu conosci i tuoi clienti e che quindi solo tu sai come rapportarti con ognuno di loro sembrerebbe che il sollecito dei pagamenti non rientri tra le attività delegabili. In realtà, come dico anche in questo articolo, io penso che la comunicazione sia parte fondante di ogni rapporto. Se spiegherai in maniera minuziosa alla tua Assistente Virtuale come trattare ogni tuo singolo cliente e come vorresti si rapportasse con ognuno di loro, potrai delegare il sollecito dei pagamenti senza problemi.

Ti ricordo che tutto il lavoro svolto da un’Assistente Virtuale (o perlomeno da me wink) è rendicontato e tu saprai sempre, in questo caso, quale cliente è stato sollecitato, come e quando.

Nel mio lavoro da dipendente mi sono occupata del sollecito degli insoluti per tanto tempo e seguivo sempre la stessa procedura.

 

Ecco quali sono gli step da seguire nel sollecito dei pagamenti 

  1. Primo sollecito: a 10 giorni dalla scadenza dei termini di pagamento indicati in fattura si inoltra una email informale nella quale si fa riferimento alla fattura insoluta. Qui si specifica che l’email che stiamo inoltrando non è altro che un reminder. La fattura in questione potrebbe infatti non essere stata ricevuta o semplicemente il mancato pagamento potrebbe essere dovuto a una svista. In questo primo sollecito siamo comprensivi e pazienti.
  2. Secondo sollecito: passati altri 10 giorni circa si procede con l’invio della seconda email. In questo caso il tono è più formale e l’email non è più un semplice reminder ma diventa una richiesta di pagamento dell’insoluto. E’ buona abitudine fare riferimento anche al primo sollecito e indicare i dati della fattura, dell’importo insoluto e l’iban sul quale effettuare il bonifico.
  3. Terzo sollecito: se trascorsi ulteriori 10 giorni il cliente non ha ancora pagato sarebbe bene che l’Assistente Virtuale valutasse insieme a te come precedere. In questo caso è utile una telefonata al cliente in questione, da parte tua o della tua Assistente Virtuale, per capire quali sono i tempi reali in cui si incasserà.
  4. Quarto sollecito: si invia una raccomandata e si comunica come si è preventivamente deciso di agire. E’ da questa fase in poi che l’Assistente Virtuale si confronterà con te per capire insieme quali sono le reali possibilità di incassare l’insoluto e se è il caso di adire le vie legali contemplando in questo caso quali saranno le spese dell’avvocato.

L’assistente virtuale può occuparsi del sollecito dei pagamenti in autonomia

Come avrai potuto notare, seguendo questi step l’Assistente Virtuale potrà lavorare in autonomia. Tu interverrai solo nella fase finale. Sarai infatti tu a decidere come procedere. Naturalmente gli step che ho descritto non sono scolpiti nella pietra, si deciderà di agire a seconda delle esigenze del caso. Io ti ho semplicemente raccontato come sono solita lavorare quando mi occupo di questa attività.

Delegando il sollecito dei pagamenti a un’Assistente Virtuale sarai sollevata da un incarico delicato e potrai dedicarti ad altro con la tranquillità di chi sa che c’è chi si occupa dei tuoi incassi, anche quelli più difficili.

Il lavoro sarà sempre rendicontato su uno spazio condiviso e tu potrai accedervi tutte le volte che avrai la necessità di vedere a che punto è il lavoro svolto.

Sono curiosa di sapere se tu fai parte di chi pensa che il sollecito dei pagamenti non possa essere delegato oppure se hai già avuto esperienze di delega con questa attività. Fammi sapere nei commenti!

 

 

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